Очень часто при работе сотрудникам служб управления персоналом приходится разрабатывать и писать должностные инструкции. Начальники отделов, которые должны помочь, ссылаясь на «грандиозную занятость», «конец месяца», «напиши сам, а я потом поправлю», заставляют HR-а делать много лишней работы. Чтобы как-то оптимизировать время, HR перетряхивает Интернет-ресурсы в поисках типовых должностных инструкций, которые не отражают сути работы. Данная инструкция ложится на стол начальнику отдела, чтобы он подкорректировал, а точнее написал новую инструкцию и… Противостояние службы персонала и остальных отделов усугубляется. Почему? Одно из писем нашего подписчика: «И мне постоянно все делают замечание, что HR-отдел зря проедает деньги компании и ни на что не способен, я и сам могу посмотреть такое в Инете, а потом переписать или дать перепечатать это секретарю». Наша компания, при написании должностных инструкций использует следующий алгоритм.
1. Выяснить общие цели компании (руководство компании, планы компании) максимально приближенные к цифровым показателям, как наиболее конкретным.
2. У начальника отдела выяснить, какие цели стоят перед его отделом и с кем, по передаче внутренней и внешней информации он сотрудничает.
3. Сотрудникам отдела раздать анонимные опросные листы по анализу работы, с просьбой заполнить в вольной форме на протяжении 7-10 дней.
4. Обработать опросные листы, написать черновик должностной инструкции на основании формы для разработки должностных инструкций (прикрепленный файл).
5. Черновик отдать на рассмотрение/коррекцию начальнику отдела.
6. Внести изменения.
7. Утвердить у начальника отдела.
8. Отдать на вычитку начальникам сочлененных по бизнес-процессу служб.
9. Внести изменения и утвердить у начальников отдела, сочлененных служб.
10. Подписать и использовать, периодически отслеживая изменения в компании, чтобы инструкция была «живой» и «актуальной».
Форма для разработки должностных инструкций 1. Общая часть ____________________________________________________________
1.1. Отдел (подразделение, департамент) ______________________________________
1.2. Полное наименование должности ________________________________________
1.3. Код должности по классификатору профессий _____________________________
1.4. Работник, занимающий данную должность, подчинен и получает приказы, рабочие распоряжения от __________________________________________________________
1.5. Дополнительные распоряжения работник, занимающий данную должность, может получать от:
1.5.1. _____________________________________________________________________
1.5.2. _____________________________________________________________________
Указания, поступившие от этих работников, выполняются только в том случае, если не противоречат указаниям непосредственного руководителя.
1.6. Работник, занимающий данную должность, дает распоряжения и методические указания (наименование должности): __________________________________________________
1.7. Работника, занимающего данную должность, замещает (наименование должности): __________________________________________________________________________
1.8. Работник, занимающий данную должность, замещает (наименование должности): __________________________________________________________________________
1.9. Требования должности __________________________________________________
Работа в данной должности требует от работника следующей квалификации:
Признаки закрепления в должности Требования
1.9.1. Образование
1.9.2. Специальность
1.9.3. Минимальный рабочий стаж по специальности
1.9.4. Прочее
2. Цели.
Руководство компании для данной должности ставит следующие цели:
2.1. ___________________________________________________________________
2.2. ___________________________________________________________________
3. Функции.
№ п/п Перечень функций Периодичность и срок выполнения
4. Информация.
4.1. Для достижения целей организации и эффективного исполнения обязанностей работник, занимающий данную должность, сотрудничает с другими работниками и регулярно обменивается следующей информацией:
Получает Передает
Содержание информации Форма Сроки и периодичность получения Содержание информации Форма Сроки и периодичность получения
1 2 3 4 5 6
С ______________ отделом
С ______________ цехом
И т.д.
4.2. Для выполнения своих обязанностей работник, занимающий данную должность, регулярно обменивается информацией с другими организациями:
Получает Передает
Содержание информации Форма Сроки и периодичность получения Содержание информации Форма Сроки и периодичность получения
1 2 3 4 5 6
Для лучшей организации своей повседневной деятельности работник, занимающий данную должность, ведет следующие формы отчетности (журналы, карточки, контрольные карты, и т.д.):
№ п/п Содержание и цель отчетности Форма Периодичность составления форм отчетности
5. Права.
Для выполнения своих обязанностей работнику, занимающему данную должность, предоставлены следующие права.
5.1. В отношении своих подчиненных: давать распоряжения и контролировать их исполнение:
Получает Передает
Содержание информации Форма Сроки и периодичность получения Содержание информации Форма Сроки и периодичность получения
1 2 3 4 5 6
5.2. Самостоятельно решать следующие вопросы:
5.2.1. ________________________________________________________________
5.2.2. ________________________________________________________________
5.3. Работник, занимающий данную должность, является представителем организации и ведет переписку по следующим вопросам (для начальников служб и подразделений): _____________________________________________________________________
6. Ответственность.
Работник, занимающий данную должность, несет ответственность за задержку и слабую работу в направлении поставленных целей и за неполное использование предоставленных ему прав.
6.1. Деятельность работника, занимающего данную должность, оценивает его непосредственный руководитель на основе следующих показателей:
Количественных
6.1.1. _________________________________________________________________
Качественных:
6.1.2. _________________________________________________________________
Индивидуальных:
6.1.3. _________________________________________________________________
7. Дополнения и изменения.
№ п/п Какой пункт в должностной инструкции изменяется Новая редакция Дата изменения Кто утвердил изменение редакции
Должностную инструкцию составил: Должностную инструкцию утвердил:
________________________________ ________________________________
(подпись) (подпись)
«_____» ______________ 200___г
